Gérer efficacement son stock en pharmacie est un défi complexe et unique. Les pharmaciens jonglent avec un vaste éventail de produits, souvent en grandes quantités, ce qui nécessite une gestion experte pour maintenir l'équilibre financier tout en offrant des soins de qualité aux patients. En moyenne, une pharmacie de taille standard gère environ 6 000 références contre 1 500 dans un commerce classique de taille similaire.
Assainir son stock est bien plus qu'une nécessité ; c'est un impératif qui vous garantit :
- La stabilité financière de votre pharmacie,
- La largeur de votre offre nécessaire au bon fonctionnement de votre pharmacie,
- La disponibilité de vos produits pour répondre aux problématiques de votre patientèle.
Dans cet article, nous explorons en détail les méthodes et les stratégies essentielles pour une gestion optimale des stocks en pharmacie. Découvrez comment maintenir un équilibre délicat entre diversité de produits et stabilité financière, assurant ainsi des soins de qualité tout en préservant la santé financière de votre officine.Pourquoi assainir son stock est bénéfique ? L'assainissement des stocks a plusieurs avantages, allant de l'amélioration de la marge financière à une gestion plus responsable sur le plan environnemental. Voici quelques raisons qui devraient susciter en vous l'envie d'assainir votre stock.Généralement, lors des achats, l'accent est mis sur le prix d'achat. Sauf qu'en réalité, lorsque vous achetez des références, vous réalisez une marge réelle que lorsque ces références sont dispensées au patient. Si ce n'est pas le cas, ces références deviennent un coût de stockage qui immobilise de la trésorerie.
Pour obtenir une image plus précise de ces coûts, il est essentiel d'utiliser des méthodes telles que Total Cost of Ownership*, qui prend en compte tous les coûts associés à ces références (les frais liés à l'espace de stockage, à l'équipement, à l'infrastructure, à la manutention, l'assurance et bien d'autres encore). Nous nous trouvons dans une pharmacie de quartier à Toulouse gérée par un pharmacien que nous appellerons Octave. Il réalise un chiffre d'affaires annuel de 2 millions d’euros. Son stock s’élève à 200 000€, soit 10% de son chiffre d’affaires.Un jour, Octave décide d’assainir son stock, il parvient à réduire son stock de 40% passant de 200 000€ à 120 000€. Cette réduction signifie qu’il libère 80 000€ de trésorerie qui étaient auparavant immobilisés par le stock.Grâce à la trésorerie libérée, Octave peut :
- Placer sa trésorerie à la banque : Octave réduit son stock de 40% et place cette somme dans un compte rémunéré à 2% par an. En l'espace de 5 ans, cette somme rapporte plus de 8 000€ en gains financiers (intérêts). Si l'on étend la période à 10 ans, les fonds placés auront généré plus de 17 000€ grâce à l'intérêt composé.
- Investir dans sa pharmacie : On peut aussi imaginer qu'Octave utilise la trésorerie libérée par l’assainissement de son stock dans des projets dans sa pharmacie. Un agrandissement, des travaux ou le développement de nouveaux services qui vont générer plus de chiffres d’affaires et de rentabilité.
Cet exemple met en évidence que les coûts liés au stockage dépassent largement la simple immobilisation financière. Il met en avant la possibilité d'utiliser plus efficacement la trésorerie qui était précédemment immobilisée dans les stocks, notamment en les réinvestissant de manière plus rentable dans d'autres domaines.Au-delà de son impact économique évident, une mauvaise gestion des stocks peut entraîner des conséquences environnementales dévastatrices. En effet, en France, une pharmacie jette chaque année pour 15 000€ de médicaments. Avec 20 916 pharmacies en activité, le total annuel atteint plus de 300 millions d’euros de produits pharmaceutiques jetés.Une gestion optimale des stocks réduit le gaspillage, améliore la disponibilité des produits et favorise une approche plus respectueuse de l'environnement. Cette démarche s'aligne sur un engagement envers la responsabilité sociale des entreprises (RSE).Maintenant que nous comprenons l’importance de l’assainissement de notre stock, voici les étapes pour y parvenir (presque) les yeux fermés.Comment assainir son stock ?Acquérir des données fiablesTout commence par des informations précises. Assurez-vous que vos stocks et rotations de ventes reflètent la réalité. Une mise à jour constante de votre logiciel de gestion garantit que vos données sont à jour et fiables. Si vous avez enregistré les dates de péremption dans votre logiciel de gestion, vous disposez d'un atout majeur. Le processus de prise de décision est simplifié. Par exemple, si un produit approche de sa date de péremption, vous pouvez définir des actions à mettre en place.Si ce n’est pas le cas, un inventaire pour mettre à jour votre logiciel de gestion peut être nécessaire pour vous permettre de l’utiliser comme un outil de référence dans votre prise de décision. Vous pouvez vous faire accompagner par des entreprises pour faire votre inventaire tel DG Inventaires*L’analyse de données joue un rôle incontournable dans une gestion efficace des stocks. Au Comptoir des Pharmacies, nous accompagnons les pharmaciens grâce à notre assistant virtuel nommé Pharm’Aide, qui analyse leur stock et met en évidence les produits à déstocker.Déterminer l’importance que vous accordez à vos produits grâce des méthodesLa gestion des stocks en pharmacie exige une approche réfléchie et stratégique. Une partie de cette gestion consiste à déterminer l'importance de chaque produit, permettant ainsi de focaliser l'attention sur les produits essentiels, tout en évitant de consacrer du temps et des ressources sur des produits moins stratégiques.Dans le Sud-Ouest, Airbus illustre parfaitement cette notion. Airbus est une entreprise de renommée mondiale dans le domaine de l'aéronautique. ils achètent une grande variété de matériaux, y compris des câbles et des vis. Une vis individuelle peut sembler insignifiante et être négociée pour une somme minime, par exemple 0,001 €. Cependant, lorsqu'on considère ces petites pièces à l'échelle de la production d'Airbus, elles peuvent représenter des millions d'euros au total. Ceci démontre comment l'accent mis sur des éléments en apparence mineurs peut avoir un impact significatif sur le coût global.Il en va de même pour les pharmacies, qui doivent gérer un large éventail de produits avec une petite équipe et des ressources limitées. C'est pourquoi la classification des produits en fonction de leur importance prend une dimension stratégique essentielle pour la gestion efficace des stocks.Nous retrouvons Octave qui utilise plusieurs méthodes pour déterminer l’importance de ses produits :La méthode ABC : Octave applique la méthode ABC pour classer ses produits (cette méthode se base sur la loi de Pareto*). Les produits de la catégorie A, il s'agit des 20 % des références qui génèrent 80 % du volume des achats. Ces achats sont de nature stratégique, nécessitant ainsi une surveillance spécifique, car même la plus petite amélioration en valeur peut entraîner des économies significatives. Les produits de la catégorie B, il s’agit des 30 % des références qui représentent 15 % du volume achats, moins prioritaires, ces produits ont un impact encore significatif en termes de rentabilité et d’offre de la pharmacie. Enfin, les produits de la catégorie C, il s’agit des 50 % des références qui représentent 5 % du volume achats. L’impact du prix d’achat de ces produits est très faibles et n’apporte que peu de rentabilité à l’officine. Octave a tout intérêt à concentrer ces efforts de négociations sur la catégorie A, tout en prêtant attention à la catégorie B et en prenant un minimum de temps sur la catégorie C. Une bonne solution que vous pouvez envisager est de déléguer les achats et/ou d’utiliser une source d’approvisionnement au fil de l’eau, comme un grossiste ou une plateforme d’achat.
💡Pour aller plus loin, la matrice Kraljic est une méthode de classification et d’analyse des achats qui vise à orienter la stratégie des achats de la pharmacie. Par exemple, Octave peut utiliser la matrice pour évaluer ses produits et établir les médicaments essentiels qui ont un impact critique sur la performance de la pharmacie. Il peut donc hiérarchiser ses efforts en mettant l'accent sur l'approvisionnement optimal de ces références vitales, tout en gérant de manière plus efficace les références de moindre importance, comme les fournitures de bureau. En utilisant cette matrice, Octave peut prendre des décisions stratégiques plus éclairées pour optimiser ses achats.
Éviter les pertes sèches
Une couverture excessive du stock est coûteuse et augmente les risques de pertes sèches. Selon notre expérience, un produit non vendu depuis plus de 12 mois est un premier signe d'alerte. Si un produit n'a pas trouvé preneur au cours d'une année complète, peu importe sa date de péremption, il peut être retiré du stock. On estime qu'il y a plus de 84% de chances qu'un tel produit finisse par être détruit.Si vous constatez que vous avez 4 mois de couverture de stock, c’est un 2ème signe d’alerte, il faut donc prendre des décision.Une fois que vous avez identifié les produits à rotation lente ou inexistante, vous avez plusieurs options pour les gérer. Dans la mesure du possible, envisagez de proposer des promotions avec des bacs à la caisse, du déstockage sur le point de vente pour stimuler les ventes de ces produits moins performants. Assurez-vous que votre équipe est consciente de ces produits à faible rotation et encouragez-les à les recommander lorsque cela est pertinent.Il est également essentiel de noter que, pour certains médicaments, tels que les médicaments en vente libre (OTC), les médicaments en accès direct limité (OTX) et les médicaments soumis à prescription médicale obligatoire (PMO), la possibilité de déstockage entre confrères est souvent la principale option.Dans ce contexte, l'utilisation de plateformes spécialisées se révèle précieuse. Cette approche de remobilisation des invendus et des produits à faible rotation a un double avantage : elle réduit vos coûts opérationnels en libérant de l'espace précieux et en minimisant les pertes financières liées aux produits non vendus, tout en contribuant à l'augmentation de vos marges. Le déstockage entre confrères et l'utilisation de plateformes adaptées constituent des outils essentiels pour optimiser la gestion de vos produits et garantir la rentabilité de votre pharmacie. Enfin, le recours à des associations peut également être une option à envisager pour les produits de parapharmacie.
Etre accompagné par un expert
Profiter de l'accompagnement d'experts comporte de nombreux avantages, en particulier lorsqu'il s'agit de la gestion des stocks.Faire appel à des experts, vous offre une perspective extérieure, une expérience spécialisée, et un ensemble de compétences qui peuvent faire toute la différence dans la gestion de votre pharmacie.Que vous soyez confronté à des problèmes de stockage, de gestion des approvisionnements, de rotation des produits, ou de pertes inutiles, ces experts sont là pour vous aider à relever ces défis. Ils vous aident à dégager du temps précieux, à maintenir des niveaux de stocks optimaux, à réduire vos coûts, et à améliorer la rentabilité de votre pharmacie.En outre, ces experts sont capables de créer des solutions sur mesure qui correspondent parfaitement à vos besoins spécifiques. Ils tiennent compte de la taille de votre pharmacie, de vos objectifs commerciaux, et des particularités de votre marché local. Que vous cherchiez à améliorer l'efficacité de votre chaîne d'approvisionnement, à réduire les coûts, ou à minimiser les pertes de produits, ils adaptent leur approche pour répondre à vos besoins.Au Comptoir des Pharmacies, nous proposons une expertise métier autour de la gestion des achats et des stocks en officines. Nous comprenons les spécificités de votre secteur et les enjeux auxquels vous êtes confrontés au quotidien. Notre mission est de simplifier la gestion de votre officine.Dans notre démarche pour simplifier la gestion des stocks, nous mettons à votre disposition Pharm’Aide, notre assistant virtuel vous guide dans l’évaluation de l’importance de vos produits, vous aide à identifier les références à faible rotation, et vous recommande des actions spécifiques pour éviter les pertes sèches. Avec Pharm’Aide, vous bénéficiez d’une assistance pour une gestion plus efficace de votre stock.Vous pouvez également faire appel à un inventoriste qui peut, vous aidez à maintenir un stock précis et même à détecter les dates courtes. DG Inventaires, par exemple, offre des services professionnels pour optimiser la gestion de votre stock.
Vous êtes prêt à assainir vos stocks
A présent, vous êtes en possession de toutes les astuces pour assainir votre stock. Cependant, bien gérer vos stocks et vos achats nécessite un travail quotidien afin d'assurer une gestion efficace à long terme.Surveillez de près les produits importants en vous appuyant sur des analyses telles la méthode ABC ou la matrice de Kraljic. En identifiant vos produits stratégiques, vous pouvez les gérer plus efficacement, réduisant ainsi les coûts et maximisant la rentabilité.De plus, être accompagné par des experts représente une approche pertinente pour maximiser l'efficacité de la gestion de votre stock, réduire les coûts et améliorer la rentabilité de votre pharmacie, le tout avec des conseils personnalisés. Grâce à cette expertise, vous pouvez libérer du temps pour vous consacrer pleinement sur ce qui est important pour vous !
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Nos experts sont à votre disposition pour vous guider et vous aider à atteindre vos objectifs que ce soit dans une démarche d'assainissement de votre stock, mais également dans toutes les initiatives visant à améliorer la santé financière de votre pharmacie.Ensembles, simplifions votre gestion.*Dg Inventaires est spécialisé dans l'inventaire en officine. *La loi de Pareto, ou 80/20, permet d’identifier les 20% de qui affectent les 80%. Dans notre cas spécifique, 20% des références qui génèrent 80% des achats
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